1. Acasă
  2. Soluții pentru afaceri
  3. Print management
  4. Beneficii ale Managed Print Services
Why businesses should use managed print services (MPS)

Cele 6 beneficii ale Brother MPS

Serviciile de gestionare a imprimării au fost create pentru a ajuta companiile să gestioneze echipamente de imprimare, faxuri și copiatoare. Brother MPS permite organizațiilor să-și îmbunătățească eficiența, productivitatea și securitatea informației  prin monitorizarea modului de utilizare, prin înlocuirea consumabilelor și prin satisfacerea nevoilor de imprimare specifice fiecărui departament. Pentru companii mari sau mici, implementarea unui program personalizat Brother MPS, înseamnă obținerea beneficiilor:

  1. Economie de timp și eficientizare a fluxului de lucru
  2. Reducerea costurilor de imprimare 
  3. Imbunătățirea productivității companiei
  4. Eliminarea investițiilor în echipamente
  5. Îmbunătățirea securității datelor imprimate
  6. Reducerea impactului asupra mediului

Illustrated clock to demonstrate time saving

1. Economie de timp și eficientizare a fluxului de lucru

Durata mare de timp petrecută de angajați pentru sarcinile legate de imprimare poate fi frustrantă. Procesul de imprimare, scanare, copiere sau trimitere de faxuri pe echipamente vechi sau software slab configurat este doar începutul. Mai trebuie ținut cont și de timpul consumat cu  repararea echipamentelor și înlocuirea cartușelor de cerneală sau a tonerului. Un serviciu de imprimare gestionată ar trebui să identifice și să prevină astfel de probleme și să includă planuri de reducere a timpului pierdut de angajat cu activitatea de imprimare. Astfel, personalul are timp să se concentreze asupra activității strategice și nu pe intervenții, reparații sau plasarea de comenzi pentru consumabile.
Colin Kendrick, șeful departamentului IT al farmaciilor Day Lewis din Marea Britanie, a beneficiat de acest avantaj prin implementarea serviciilor de imprimare gestionată de la Brother. El a spus: "Acum suntem capabili să scoatem rapoarte clare despre întreaga noastră activitate de imprimare, despre costurile pe pagină și cheltuielile cu consumabile. Am eliberat o resursă valoroasă, deoarece Brother MPS oferă un suport excelent de întreținere, ajutându-ne să oferim la rândul nostru un serviciu neîntrerupt clienților noștri. "

2. Reducerea costurilor de imprimare

Evaluarea sporadică a configurației de imprimare a organizației dvs. poate duce la ineficiențe în mai multe domenii. În primul rând, există costuri de întreținere. Menținerea individuală a dispozitivelor unul câte unul este mai costisitoare decât a avea implementat un serviciu de imprimare gestionată care face acest lucru la scară. Un program de MPS (Managed Print Services) este capabil să monitorizeze o flotă de echipamente pentru a asigura livrarea la timpul potrivit a consumabilului original necesar și pentru a asigura intervenții de service. Prin contractatrea de servicii de gestionare a imprimării vor fi accesate consumabile la costuri speciale dar a căror facturare se va face după fiecare consum, fără a plăti în avans stocuri de tonere sau cartușe.
Un audit amplu și o evaluare detaliată pot identifica modalități de îmbunătățire a flotei de echipamente de imprimare. La urma urmei, dacă aveți prea multe dispozitive împrăștiate în jurul organizației dvs., veți plăti mai mult pentru spațiu și energia electrică. Un expert în imprimare va avea capacitatea de a calcula costul real al unei soluții personalizate și de a identifica modalitățile de a face economii.
Guy Bickerstaffe, directorul general național al Euro Garages din Marea Britanie a descoperit  beneficiile reducerii costurilor cu Brother MPS. Euro Garages, fiind un lanț de benzinării cu puncte Subway și Starbucks, a instalat echipamente în cele peste 100 de locații și a economisit în mai multe feluri. Pe lângă economiile facute pentru activitatea proprie de imprimare, a redus cheltuielile și spațiul ocupat în punctele de vânzare și prin partajarea echipamenelor cu Subway și Starbucks.

Arrow demonstrating improvements in productivity

3. Imbunătățirea productivității companiei 

Cerințele de imprimare ale diferitelor departamente din cadrul unei organizații pot varia. După o evaluare inițială a necesităților actuale și viitoare ale organizației, furnizorul MPS ar trebui să poată recomanda un program adaptat pentru fiecare departament. Aceasta poate include imprimarea de pe dispozitive mobile sau din afara locației, sau necesitatea de a imprima tipuri speciale de dimensiuni și formate de documente pe care compania le utilizează în mod regulat.
Lanțul Pharmacy Day Lewis din Marea Britanie a avut o astfel de cerință. Specificația EPS2 pentru rețetele electronice a necesitat o funcție dedicată de tipărire și aceasta a fost implementată cu ajutorul dedicat al Brother care și-a adus un aport valoros în respectarea  standardelor reglementate strict de domeniul farmaceutic.

4. Eliminarea investițiilor în echipamente

Costul achiziționării unei întregi flote de dispozitive poate fi descurajant, dar cu Brother MPS, prin partenerii specializați, poate fi accesată opțiunea plății lunare a consumului efectiv în care este inclus costul echipamentului în mod personalizat în funcție de mai multe criterii.
În plus, beneficiind de rapoarte de imprimare, puteți bugeta din punct de vedere contabil consumul viitor mult mai precis.
Colegiul Ercall Wood Technology a profitat de această metodă de plată ca client Brother. "Serviciul de imprimare gestionată de la Brother este perfect pentru colegiul nostru. Avem un volum mare de imprimare și ne-a ajutat să gestionăm mai eficient această activitate. Brother a recomandat cele mai bune imprimante pentru nevoile noastre și acum am redus costurile, am redus timpul de administrare și am avut un serviciu de asistență mult mai bun. În plus, plătim pur și simplu pentru ceea ce imprimăm fără costuri ascunse, spre deosebire de contractul nostru anterior ", a declarat Matthew Cooke, tehnician IT la Ercall Wood Technology College.

Icon demonstrating the security benefits of MPS

5. Îmbunătățirea securității datelor imprimate

Potrivit unui grup de administratori IT chestionați de Computing pentru Brother, 28% încearcă să introducă o tehnologie sigură de imprimare sau să sporească în continuare securitatea tipăririi. Nu este o surpriză, având în vedere riscul tot mai mare de încălcare a dreptului de proprietate intelectuală și a securității informațiilor. Deci, cum poate un program MPS să ajute la prevenirea acestor amenințări?
O dată cu analizarea activității și necesarului de printing dintr-o organizație, se pot identifica și riscurile legate de securitatea imprimării și a securității IP la care se expune aceasta. Implementarea Brother MPS contribuie la reducerea acestor riscuri în mai multe moduri: stabilirea unor fluxuri optime de imprimare în funcție de nivelul de confidențialitate a datelor gestionate de fiecare departament, implementarea unor proceduri de imprimare securizată disponibilă cu echipamentele Brother, restricționarea posibilității de imprimare persoanelor din afară și chiar ar putea include instalarea de imprimante multifuncționale cu funcționalitate automată de ștergere a unităților de hard disk și soluții la nivel de rețea pentru a reduce riscul ca informațiile să fie recuperate de către hackeri.

Environmental footporint

6. Reducerea impactul asupra mediului

Accesarea celor mai performante și mai noi echipamente de imprimare prin Brother MPS duce la reducerea cantității de hârtie – mulțumită imprimării duplex automată, reducerea consumului de energie electrică – prin echipamente cu mai multe certificări e mediu și prin utilizarea de consumabile originale care sunt reciclate de producător, arată că sunteți o corporație responsabilă, că vă pasă de mediu.
Mai mult, putând raporta volumul tipărit, puteți stabili obiective de reducere a consumului și puteți arăta aceste date în raportul dvs. privind responsabilitatea socială corporativă.

Doriți informații suplimentare despre MPS?