Costul real al imprimării unui document fără a-l prelua din echipament

Serverele oferă stocare cu acces controlat.Calculatoarele, laptopurile și tabletele pot – și ar trebui – să fie criptate și protejate cu parole. Fișierele individuale sau bazele de date pot beneficia de straturi suplimentare de securitate.

Totuși, datele de imprimare și scanare sunt adesea neglijate. Documentele confidențiale pot fi stocate în sisteme extrem de sigure. Dar dacă un utilizator dorește copii fizice, poți fi sigur că acestea sunt trimise către o imprimantă la fel de securizată ca restul rețelei IT? Ar putea fi interceptate?Dacă se întâmplă acest lucru, consecințele pot varia de la jenante până la cu adevărat catastrofale. 

Consecințele documentelor tipărite nesecurizate

Potrivit cercetărilor IDC, documentele tipărite lăsate nesecurizate sau nesupravegheate reprezintă cea mai frecventă categorie de breșe de securitate legate de imprimare.

Implicațiile pot fi serioase. Expunerea datelor din resurse umane sau salarizare nu este doar stânjenitoare – poate reprezenta o încălcare a informațiilor cu caracter personal, ceea ce poate declanșa acțiuni de conformitate conform reglementărilor precum GDPR în Europa.

Dacă sunt expuse date legate de strategia companiei sau de proprietatea intelectuală, poziția pe piață a organizației poate fi afectată, iar relațiile cu partenerii pot fi compromise. Poți chiar pierde controlul asupra proprietății intelectuale și să te confrunți cu acțiuni legale din partea acționarilor.

Nu este de mirare că, potrivit cercetărilor IBM, costul mediu al unei „compromiteri fizice de securitate” – care poate include documente lăsate nesupravegheate – poate ajunge până la 4,19 milioane de dolari.. [Costul unei breșe de date 2024 | IBM]

Din fericire, există mai multe metode prin care poți preveni ca informațiile să ajungă în mâinile greșite.

Începe prin a citi ghidul nostru în 6 pași pentru îmbunătățirea securității documentelor tipărite și scanate:

Șase moduri de a îmbunătăți securitatea imprimării și scanării

1. Monitorizează activitatea de imprimare

Primul pas pentru a face imprimarea mai sigură este identificarea riscurilor potențiale pentru datele tale. Pentru asta, trebuie să știi cine imprimă (sau scanează), ce și când. Un instrument de gestionare a imprimării te poate ajuta în acest sens.

Poate fi la fel de simplu ca un panou de control care îți oferă mai multă vizibilitate și control, ajutându-te să monitorizezi utilizarea și costurile. De aici poți genera rapoarte. Acest lucru înseamnă și că ai o urmărire auditabilă – esențială în cazul unei breșe de securitate, deoarece poți identifica rapid ce date au fost imprimate sau procesate.

2. Doar utilizatori autorizați, vă rugăm

Câți dintre noi nu am trimis un document la imprimare, apoi am trecut imediat la altă sarcină și am uitat să-l ridicăm de la imprimantă? Este ușor de făcut.
Dar dacă documentul conține informații confidențiale, acestea pot ajunge în mâinile cui nu trebuie.

Acest risc poate fi redus prin solicitarea utilizatorilor să folosească un cod PIN sau un card NFC (Near Field Communication) pentru autentificare și „deblocarea” dispozitivului. Astfel, se limitează riscul ca materialele sensibile să fie preluate de persoane neautorizate. În plus, se reduce risipa de hârtie cauzată de lucrările de imprimare „uitate”.
Această măsură este deosebit de importantă în departamente precum Resurse Umane, Juridic și Financiar, care gestionează frecvent documente confidențiale.

3. Restricționează accesul

Pentru departamentele care lucrează constant cu informații sensibile, este recomandat să implementezi un nivel și mai ridicat de securitate pentru imprimare.

Unele imprimante permit blocarea tuturor funcțiilor de imprimare până când un utilizator autorizat se autentifică – sau permit setarea nivelurilor de acces pentru fiecare utilizator în parte.
Poți, de asemenea, să stabilești un termen limită pentru ridicarea documentelor, după care imprimanta șterge automat datele. Acest interval poate fi configurat în funcție de nevoile tale – de la câteva ore până la câteva zile.

Pentru anumite dispozitive, poți folosi și Microsoft Active Directory sau un server LDAP autentificat pentru a gestiona cine are (și cine nu are) acces la imprimantele tale.

4. Protejează scanările

Măsurile de securitate nu ar trebui să se limiteze doar la documentele tipărite. Poți proteja toate documentele scanate sub formă de fișier PDF cu parolă PIN, folosind, de exemplu, funcția Secure PDF de la Brother. Soluțiile de automatizare a documentelor pot fi utilizate pentru a îmbunătăți securitatea, incluzând funcții precum redactarea automată a informațiilor confidențiale.  

Poți proteja suplimentar scanările folosind Secure File Transfer Protocol (SFTP). Funcția „Scan to SFTP” asigură că toate scanările încărcate sunt 100% protejate. Permite trimiterea datelor scanate către tine sau către un client, ca de obicei, dar cu un strat suplimentar de criptare. Astfel, chiar dacă un document scanat este interceptat, informațiile rămân în siguranță.

5. Instruiește angajații

Având în vedere că multe incidente de pierdere a datelor sunt cauzate neintenționat de utilizatori, este esențial ca organizațiile să își instruiască angajații cu privire la importanța protejării informațiilor sensibile și să crească gradul de conștientizare privind amenințările cibernetice.

6. Implică conducerea

Având în vedere amploarea daunelor provocate de atacurile cibernetice și breșele de date, precum și cerințele legislației GDPR, securitatea imprimării și scanării trebuie să depășească sfera departamentului IT.Aceasta trebuie să fie luată în considerare strategic la nivel de conducere, cu implicarea CIO și CISO.

În cele din urmă, securizarea infrastructurii de imprimare și scanare înseamnă atenție acordată oamenilor, proceselor și instrumentelor. Poți realiza multe pe cont propriu, dar nu neglija impactul pe care îl poate avea expertiza externă, obiectivă. Și asigură-te că toată lumea își cunoaște responsabilitățile și contribuie – până la nivelul conducerii executive.

Preia controlul asupra securității imprimării și scanării chiar azi

Riscul de a lăsa documente tipărite nesecurizate este mai mare decât crezi. Este momentul să iei măsuri proactive pentru a proteja datele sensibile și a evita breșele costisitoare. Evaluează infrastructura ta de securitate pentru imprimare și explorează soluțiile Brother sau discută cu un expert Brother în securitate pentru a începe.

Abia începi să te gândești la securitatea imprimantei? 

Urmărește “Interogatoriul", scurtmetrajul nostru care arată consecințele reale ale imprimantelor nesecurizate.